6 Schritte zum Organisieren Ihres E-Mail-Posteingangs für das neue Jahr

Eine der Fragen, die mir am häufigsten gestellt werden, ist eine Model von „Wie organisieren Sie all die verschiedenen Aspekte Ihres Lebens?“ Und seien wir ehrlich, zwischen Arbeit, Familie, Freunden und persönlichen Projekten haben wir heutzutage alle eine Menge Eier in der Luft. Genauso oft bin ich derjenige, der fragt: Ich liebe es, die Geheimnisse und Systeme aufzudecken, die dahinterstecken, wie die Leute, die scheinbar „alles machen“, wirklich alles schaffen. Und wenn Sie etwas tiefer bohren, ist eine der Fragen, auf die ich am meisten neugierig bin, „Wie organisieren Sie Ihren E-Mail-Posteingang?“

Unsere Posteingänge sind sowohl ein Ort der Produktivität als auch eine endlose Kommunikationsschleife, die um unsere Aufmerksamkeit bittet. In dem Second, in dem Sie auf die E-Mails auf Ihrer Liste geantwortet haben, sind Sie etwa 30 Sekunden zufrieden, bevor die Antworten eingehen, und der Vorgang beginnt erneut. Ich habe jedoch aus Erfahrung gelernt, dass E-Mails kein freudloser Teil meines Tages oder eine Quelle endloser Ablenkung sein müssen. Anstelle einer weiteren langen Liste von Produktivitätstipps brauchen wir wirklich ein System. Eine, die sich je nach unseren persönlichen Bedürfnissen und unserer Lebenszeit beugen und biegen kann und die es uns ermöglicht, den Überblick über E-Mails zu behalten, ohne ihr Diener zu werden. Denn wenn wir weniger Zeit mit unseren E-Mails verbringen, haben wir mehr Zeit für all die Dinge, die wir eigentlich haben wollen zu tun.

Heute teile ich additionally das bewährte System, mit dem ich meinen Posteingang kontrolliere. Nachdem ich diese Schritte vollständig umgesetzt hatte, wurde die Zeit, die ich jeden Tag für E-Mails aufgewendet habe, schnell halbiert. Scrollen Sie weiter für meine Liste, und ich würde gerne in den Kommentaren hören, ob Sie eigene E-Mail-Hacks haben, die Sie teilen möchten.

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Machen Sie sich zunächst Ihre eigenen E-Mail-Gewohnheiten bewusst

Früher struggle ich einer von denen, die ständig meinen Posteingang überprüften. Meine Benachrichtigungen waren eingeschaltet, und als ich dieses bekannte “Ding” hörte (das gleichzeitig aufregend und stressig ist), wischte ich sofort durch, um zu sehen, was gelandet struggle. Das Ergebnis? Ich struggle nie ganz präsent bei den Leuten, mit denen ich zusammen struggle. Als meine Kinder klein waren, mussten sie sich oft ein- oder zweimal wiederholen, bevor ich aus den Gedanken riss, die mir im Kopf herumschwirrten. Und ich gebe es ungern zu, aber meistens hatte es weniger mit meinen Tagträumen zu tun als mit der E-Mail, die ich gerade gelesen habe und über meine Antwort nachgedacht habe.

Mir wurde klar, dass ich diese kleinen, aber wichtigen Momente mit den Menschen, mit denen ich zusammen bin, verpasst habe, als ich E-Mails in andere Bereiche meines Lebens einfließen ließ – und dass ich ihnen meine volle Aufmerksamkeit schenke, zeigt, wie sehr ich sie schätze. Additionally machte ich mich auf eine Mission, um einen Weg zu finden, aus meinem Posteingang heraus und zurück in den Second zu kommen.

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Richten Sie Ihren Posteingang so ein, dass er für Sie arbeitet

Hier teile ich genau das mit, was für mich persönlich funktioniert, denn es gibt unzählige Möglichkeiten, Ihren Posteingang einzurichten und ich bin sicher, viele davon sind großartig – aber ich kann nur mein eigenes System bestätigen. Da ich ein Apple-Benutzer bin, verwende ich die Mail-App sowohl für meine geschäftlichen E-Mails (Gmail) als auch für meine privaten E-Mails (iCloud). Auf diese Weise habe ich die Flexibilität, nur meine geschäftlichen E-Mails anzuzeigen (was ich oft tue) während des Arbeitstages) oder nur meine persönlichen E-Mails (wie im Urlaub), oder ich kann sie alle in einen Posteingang filtern, um sie zusammen anzuzeigen.

Als Nächstes sortiere ich die Nachrichten in meinem Posteingang, damit ich jede einzelne zum richtigen Zeitpunkt bearbeiten kann.

Hier geht es um das Setzen von Grenzen: Wenn Sie auf jede E-Mail sofort reagieren, wenn sie eingeht, können Sie erscheinen hocheffizient zu sein (Hallo Posteingang Null!). Ich habe jedoch aus Erfahrung gelernt, dass es ein einfacher Weg ist, in die Falle zu tappen, auf die Bedürfnisse aller anderen zu reagieren, ohne jemals auf Ihre obersten Prioritäten zu setzen.

Anstatt additionally sofort auf alles zu antworten, verwende ich das Flag-System in meiner Mail-App, um zu markieren, welche Nachrichten wann beantwortet werden müssen.

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So sieht das in Aktion aus:

• Jede E-Mail, die eine Antwort oder ein Aktionselement (wie das Bezahlen einer Rechnung) erfordert, wird gekennzeichnet.
• Rote Flaggen markiere eine E-Mail, die ich beantworten muss dieser Tag. Am Ende des Arbeitstages kann ich meinen Posteingang scannen und sicherstellen, dass meine Warnhinweise entfernt werden.
• Gelbe Flaggen Markieren Sie eine E-Mail, auf die ich antworten muss, aber das ist nicht besonders zeitkritisch.
• Grüne Fahnen Markieren Sie buchhaltungsbezogene E-Mails – eine Rechnung, die ich bezahlen oder senden muss, einen Lieferanten, den ich einrichten muss usw. Der Grund dafür ist, dass ich alle meine Buchhaltungsaufgaben für Freitag zusammenfasse, additionally ignoriere ich im Grunde alle meine grünen Flaggen während der Woche , und blättere sie dann am Freitag durch, wenn ich tief in meinen Quickbooks stecke.
• Lila Flaggen markiere Dinge, die ich lesen möchte. Dies ist mein „Spaßzeug“ – nachdenkliche E-newsletter, in die ich eintauchen möchte, interessante Artikel, inspirierende Zitate, die ich mir selbst per E-Mail geschickt habe. Wenn ich etwas Zeit habe, langsamer zu werden und etwas Neues aufzunehmen, gehe ich direkt zu meinen lila Fahnen.

Das Schöne an diesem System ist, dass ich mir nie Sorgen mache, zu vergessen, auf eine wichtige E-Mail zu antworten, sondern mir auch den Raum gebe, eine E-Mail zu sehen, wegzugehen und sie marinieren zu lassen und zum richtigen Zeitpunkt zurückzukommen, um zu antworten.

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Werden Sie ein aktiver Abmelder

Heben Sie die Hand, wenn Sie, anstatt alle Werbe-E-Mails abzubestellen, die Sie nicht wirklich sehen möchten, einfach an den Nachrichten vorbeiscrollen (oder löschen), weil es im Second schneller ist? Früher struggle ich das, aber vor ein paar Jahren bereitete ich mich auf eine zweiwöchige Reise nach Italien vor und wusste, dass ich nicht auf buchstäblich Tausende von Spam-E-Mails zurückgreifen wollte, die ich sortieren musste. Additionally wurde ich proaktiv.

Zuerst habe ich mit unroll.me alle Pay attention aufgerufen, auf denen sich mein Gmail-Konto befand, von denen ich viele nicht einmal wusste. Dann ging ich durch ihren einfachen Prozess der Abmeldung von all denen, bei denen ich nicht mehr sein wollte. Ganz einfach – ich habe von Anfang bis Ende vielleicht 20 Minuten gebraucht und es hat mir erlaubt, bleibe auf allen Pay attention, auf denen ich eigentlich E-Mails erhalten wollte. Wie zum Beispiel die E-newsletter von Camille Types. 😉

Das hat für mein Gmail-Konto tremendous funktioniert, aber dann habe ich festgestellt, dass unroll.me derzeit keine iCloud-Mail unterstützt. Additionally habe ich ein wenig gegraben und einen ähnlichen Dienst namens Cleanfox gefunden, der alle meine Abonnements auf meinem iOS-Gerät abgerufen hat. Ich persönlich bevorzuge die Schnittstelle unroll.me, aber Cleanfox struggle auch in Ordnung und hat die Arbeit erledigt.

Nun, alle E-Mails, die es in meinen Posteingang schaffen, sind solche Ich interessiere mich eigentlich dafür. Fühlt sich revolutionär an, oder? Es ist auch schön, morgens nicht mit einem Berg von Werbe-E-Mails aufzuwachen, die ich sortieren muss, um zu denen zu gelangen, die ich wirklich lesen muss.

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So timen Sie Batch-E-Mails

Ich habe ganze Posts über die Kunst des Zeit-Batchings geschrieben – es struggle für mich wegweisend – und keine Diskussion über die Systematisierung Ihrer E-Mails wäre vollständig, ohne dieses Konzept zu berühren. Additionally, was ist es genau?

Time Batching ist eine Produktivitätsstrategie, bei der Sie Ihren Zeitplan so festlegen, dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine fokussierte Aktivität ausführen.

Wenn du schreibst, schreibst du einfach. Wenn Sie mit Ihren Kindern spielen, überprüfen Sie nicht auch Ihr Telefon. E-Mails werden auch in Tagesblöcke gruppiert, damit Sie sie nicht zeitweise überprüfen und den ganzen Tag abgelenkt werden. Es ist nicht einfach, aber glauben Sie mir, wenn ich sage, dass es revolutionär ist, wenn ich es schaffe.

Time Batching basiert auf Untersuchungen, die zeigen, dass Multitasking tatsächlich eines der schlechtesten Dinge ist, die wir sowohl für die Produktivität als auch für das Streben nach großartiger Arbeit tun können. Hier sind meine eigenen Zeit-Batch-Do’s und Do not’s, wenn es um E-Mails geht:

• ich mache schalte meine Benachrichtigungen aus. Wenn Sie regelmäßig Ihre E-Mails checken, ist das Deaktivieren Ihrer Benachrichtigungen eine großartige Möglichkeit, diesen Impuls zu umgehen und Ihnen dabei zu helfen, Ihre Gewohnheiten besser zu berücksichtigen. Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie Ihre E-Mail-App in einem anderen Ordner auf Ihrem Telefon vergraben, sodass es wirklich Mühe und Absicht erfordert, Ihre E-Mails den ganzen Tag über zu überprüfen.
• Ich tu nicht Checken Sie morgens als erstes die E-Mails. Hier geht es darum, die ersten Momente meines Tages bewusst zu verbringen, und ich habe auf die harte Tour gelernt, dass ich, wenn ich sofort meine E-Mails checke, gedankenlos in Particulars hineingezogen werde, die leicht bis später warten können.
• ich mache Überprüfen Sie meine E-Mails gegen 9 Uhr morgens, bevor ich in Conferences oder Projekte eintauche. Ich versuche, etwa 30 Minuten für die Beantwortung von E-Mails vom Vortag/Nacht zu verwenden, und es ermöglicht mir, meinen Kopf frei zu bekommen, damit ich meinen Arbeitstag nicht damit verbringe, darüber nachzudenken, wie ich sollen jemandem antworten.
• ich mache Legen Sie im Laufe des Arbeitstages ein paar andere Zeiten fest, um in meinen Posteingang zu springen – normalerweise direkt nach dem Mittagessen und wieder am Ende des Arbeitstages. Ich magazine eine Sitzung zum Löschen des Posteingangs am Ende des Tages, um E-Mails zu löschen, die nur eine kurze Antwort erfordern, und dann bin ich nicht versucht, E-Mails an diesem Abend vom Bett aus zu bearbeiten.
• Ich tu nicht beantworten Sie jede E-Mail innerhalb von 24 Stunden. Bestimmte E-Mail-Aktivitäten werden einem bestimmten Wochentag zugeordnet. Wie ich bereits erwähnt habe, erledige ich meine Buchhaltung am Freitag, daher erhalten alle E-Mails im Zusammenhang mit Rechnungsstellung, Zahlungen oder meinen Bankkonten eine grüne Flagge – und es steht mir frei, sie bis Freitag zu ignorieren.
• ich mache Versuchen Sie, E-Mails, die eine schnelle Antwort benötigen, zeitnah zu beantworten. Dies löscht sie nicht nur aus meinem Kopfraum, sondern zeigt dem Empfänger auch, dass ich sie genug schätze, um eine Antwort aus zwei Sätzen abzufeuern, die ihnen hilft, auf dem richtigen Weg zu bleiben .

Für mich geht es beim Zeitstapeln meiner E-Mails wirklich darum, proaktiv und nicht reaktiv zu sein. Ich frage mich: „Was ist der beste Nutzen für meine Zeit im Second?“ und dann diese Sache tun und nur eine Sache.

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Einzelaufgabe Ihre E-Mail

Dies hängt eng mit dem Time-Batching zusammen, ist aber umgekehrt: So wie wir nicht möchten, dass E-Mails in jeden anderen Teil unseres Lebens einfließen, möchten wir auch nicht, dass Ablenkungen in unsere E-Mail-Zeit einfließen. Ich setze Grenzen, um diese Zeit zu schützen, damit ich mit meiner Kommunikation nachdenklich und effizient sein kann. Wenn ich E-Mails lese oder schreibe, schließe ich die Tür zu meinem Büro, schalte soziale Medien aus und schließe meinen Browser, damit ich nicht von einem süßen Video oder einer Benachrichtigung abgelenkt werde. Nicht nur die Qualität meiner E-Mails ist besser, sondern auch die Beseitigung von Ablenkungen ermöglicht es mir, meinen Posteingang schneller zu durchsuchen, als ich es je für möglich gehalten hätte.

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Erinnere dich an dein Warum

Denken Sie wie bei jedem „Produktivitäts-Hack“ daran, dass das Endziel nicht nur darin besteht, effizienter zu sein oder zu produzieren mehr. Tatsächlich denke ich, dass dies eine Falle ist, die unsere Produktivitätskultur vielen von uns gelehrt hat, und wenn wir uns darauf einlassen, sind wir wie Hamster, die auf einem Rad der Effizienz laufen, aus dem wir nicht mehr herauskommen.

Für mich bedeutet die Verwaltung meines E-Mail-Posteingangs, meine Zeit, Energie und meinen Kopfraum freizugeben, damit ich in meinem Leben Platz für das schaffen kann, was wirklich wichtig ist. Es befreit mich von dem Stress des Gefühls „Ich kann nie alles schaffen“, stattdessen kann ich in der Gegenwart leben und genau das genießen, was ich in diesem Second tue.